L’université numérique et le nouvel univers de la documentation

Un Guide méthodologique de l’université numérique a été développé en France par la Caisse des Dépôts et la Conférence des président d’université, celui-ci propose de mieux comprendre les enjeux du numérique et les conditions d’une stratégie adaptée aux universités françaises. Le cadre d’analyse me semble assez large pour fournir des éléments de réflexions et des pistes d’actions génériques.

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Le document traite des enjeux du numérique pour les universités, mais aussi des stratégies à mettre en place. Le rôle des bibliothèques (Centre communs de documentation) y est largement mis en valeur, je vous cite certains des passages les plus intéressants.

N’hésitez pas à consulter le document intégralement!

Via Educnet


Enjeux du numérique pour l’université

Le numérique doit avant tout servir les deux objectifs traditionnels de l’université que sont la transmission du savoir et le développement de la recherche. Il constitue un levier à disposition des universités pour répondre à un certain nombre d’enjeux transversaux :

• Maîtriser la chaîne numérique du savoir, en favorisant la génération de contenus numériques, en organisant et industrialisant la gestion de la connaissance, en définissant la politique de diffusion et en valorisant le patrimoine intellectuel,

• Satisfaire ses usagers et ses acteurs, en s’attachant à répondre aux objectifs, missions et besoins des étudiants, des enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs, des personnels de Bibliothèques, Ingénieurs, Administratifs, Techniciens, Ouvriers, de Service et de Santé (BIATOSS) et de la direction de l’université,

• Construire une image de marque forte, en gagnant en visibilité internationale et en conservant son attractivité régionale,

• Rechercher l’excellence opérationnelle et l’équilibre financier, en se positionnant en termes d’indépendance, de collaboration, de subsidiarité ou d’externalisation de la gestion du numérique afin de maîtriser les coûts, d’optimiser la recherche de financements externes ou de développer les opportunités de génération de revenus.

• Remplir ses rôles social et sociétal, en réduisant la fracture numérique, en favorisant l’équité sociale, en contribuant et promouvant le développement durable.

Quels enjeux pour les personnels de documentation ?

Les enjeux vis-à-vis du numérique des personnels de bibliothèque portent à la fois sur l’optimisation de la gestion des ressources documentaires (par exemple des achats et des prêts de ressources documentaires), le passage en numérique des ressources (numérisation, indexation, archivage, stockage, publication…), et l’accès aux ressources.

Enfin, le plan numérique 2012, annoncé en octobre 2008, veut quant à lui répondre aux défis et aux opportunités du numérique pour la société française. Il symbolise la volonté politique de se doter d’une approche d’ensemble du numérique. Lorsqu’il aborde le numérique à l’université, il propose 6 actions pour « Bâtir l’université numérique » :

1. Développer les services numériques pour tous les étudiants, enseignants-chercheurs et personnels des universités (dont par exemple le vote électronique pour les élections étudiantes),

2. 100% des documents pédagogiques numérisés pour 100% des étudiants,

3. Accompagner les enseignants-chercheurs pour l’intégration des TICE dans leurs pratiques pédagogiques,

4. Construire une bibliothèque scientifique numérique accessible à tous les usagers de l’enseignement supérieur et de la recherche,

5. Inciter au développement des formations à distance qui seront, à l’horizon 2012, accessibles sur Internet,

6. Développer une offre universitaire pour l’enseignement à distance en ligne, notamment pour les salariés en activité.

Les Services Communs de Documentation doivent à la fois se repositionner sur le développement des services aux usagers, s’inscrire résolument dans le projet d’établissement dans ses différents volets, ainsi que participer au mouvement général de mutualisation.

Les SCD sont tout particulièrement au coeur des problématiques numériques, en étant à la fois :

• En charge du Système d’Information documentaire de l’établissement, destiné à s’intégrer au SI global, et s’adressant à tous les usagers de l’Université notamment à travers l’ENT.

• Impactés par la numérisation des documents, dont ils peuvent avoir la charge ou bien sur laquelle ils peuvent apporter leur expertise en termes de collecte, de numérisation, d’indexation et d’archivage.

• Au coeur de la métamorphose des systèmes de référencement et d’indexation, dont l’interopérabilité avec l’environnement local, national et international devient un impératif. En effet, le référencement en réseau (en France piloté par l’Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur, ABES) permet à la fois une meilleure qualité de métadonnées et une visibilité accrue sur internet (par exemple via Google Scholar, Worldcat).

En outre, le développement des technologies numériques fait évoluer le travail des SCD dans cinq directions :

• Conception et mise en oeuvre de plans de numérisation de ressources non nativement numériques (archives, manuscrits, ouvrages imprimés, revues…), dans des cadres locaux ou nationaux.

• Indexation et diffusion, à des fins de valorisation, de documents nativement numériques comme, par exemple, les thèses déposées dans STAR, certaines ressources pédagogiques, les publications scientifiques… Cette activité requiert le plus souvent une remise à plat de la chaîne documentaire universitaire.

• Optimisation du circuit du document, avec recherche d’économies d’échelle. Par exemple, la centralisation de certaines activités (catalogage, traitement physique, indexation…) peut être envisagée au niveau des PRES.

• Inscription plus affirmée des SCD dans les politiques de recherche, de formation et d’insertion professionnelle des universités, au moyen de collaborations plus étroites avec les services compétents. 33

• Passage au support numérique d’un nombre grandissant de périodiques et bases de données essentiels pour la recherche, dans le cadre d’une concentration aux mains de quelques éditeurs (cf. sur ce point le rapport du comité IST8).

Le SCD est appelé, dans le cadre de l’autonomie, à renforcer son rôle « d’agence de services documentaires » au profit de la communauté universitaire dans son ensemble. D’autre part, la BU étant souvent le service bénéficiant des horaires d’ouverture les plus larges, cette caractéristique peut également déboucher sur des mutualisations. Enfin, le SCD peut de façon pertinente être associé à toute réflexion portant sur la mise en oeuvre d’un « guichet numérique unique », dont la complémentarité avec les services de référence en ligne est évidente. Au total, les services rendus par le SCD doivent s’inscrire dans la continuité de l’offre de services de l’université, sur place et en ligne.

Aussi, la prise en compte des contraintes et de la valeur ajoutée des bibliothèques dans la politique numérique de chaque établissement est essentielle. La révolution numérique conduit à une véritable mutation de leur métier, avec l’extension de leur périmètre d’intervention, l’apparition de rôles jusqu’ici inconnus, la nécessité d’acquérir des pans entiers de compétences nouvelles… L’Université doit accompagner les personnels des Services Communs de Documentation dans cette évolution, tout en expliquant aux usagers des bibliothèques les avantages d’une telle réorientation.

Repenser son organisation numérique ?

Services TICE, TIC et Bibliothèques

Parallèlement à la mise en oeuvre de projets numériques par des équipes mutualisées (cf. modèle ci-dessus) ou externes (par recours à des prestataires ou à des équipes de structures de mutualisation extérieures aux établissements, comme par exemple l’AMUE), le numérique fait généralement appel à différents types de services au sein de chaque établissement :

• Les services TIC, composés principalement de profils dits « techniques », généralement en charge des équipements et infrastructures (notamment réseaux et équipements, par exemple le parc informatique) et des systèmes d’information de gestion (SIG), historiquement mise en oeuvre au sein d’un service informatique, généralement intitulé CRI (Centre de Ressources Informatiques). Leur périmètre d’action s’est élargi au fil du temps avec notamment la gestion de l’informatique pédagogique ou le développement de réseaux sans fil.

• Les services TICE (technologies de l’information et de la communication pour l’éducation), plus récemment constitués et composés de profils diversifiés : ingénieurs pédagogiques, techniciens multimédias, enseignants, etc. en appui de responsables des projets de services, des équipes pédagogiques et de contenus numériques pour l’enseignement et la pédagogie.

• Les services de documentation, en charge notamment de la politique de ressources documentaire et de sa mise en oeuvre auprès des acteurs de l’université, composé de profils fonctionnels et techniques.

Le découpage des compétences peut également se faire non sur une opposition applications socle & SI / services & contenus pour l’enseignement et la pédagogie / accès documentaire pour les bibliothèques, qui peut générer des conflits, mais sur une frontière administrateur / utilisateur. Les services TICE et les bibliothèques sont dans ce cas centrés sur la conduite du changement, l’accompagnement à l’utilisation des services numériques et sur la diffusion des usages (l’université de Strasbourg a d’ailleurs nommé cette entité Direction des Usages Numériques).

Dans tous les cas, ces trois services ont vocation à travailler ensemble, dans la mesure où il y existe souvent un besoin d’interactions et des possibilités de mutualisation entre les services d’un point de vue technique (infrastructures, équipements, outils, etc.) et fonctionnel (accompagnement des étudiants, partage d’informations, etc.).

Les objectifs et missions ainsi que le dimensionnement de chacun de ces services pourront être définis en fonction des objectifs spécifiques des universités. Afin de leur assurer un fonctionnement efficace, des processus de fonctionnement pourront être construits et déployés et des outils de pilotage et de suivi pourront être mis en oeuvre.


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